HISTORIA
DEL ARCHIVO
EL TERMINO ARCHIVO
El término archivo (latín archīvum). Es
el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No obstante, "archivo"
es una palabra polisémica que se refiere a:
·
El fondo documental, como conjunto de
documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el
ejercicio de sus actividades.
·
El lugar donde se custodia dicho fondo o
acervo documental.
·
La institución o servicio responsable de la
custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de
las técnicas aplicadas a los archivos.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
IMPORTANCIA
los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Diferencias
entre Archivo – Biblioteca – Centro de Documentación
- En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante.
- La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusión.
- La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios.
- También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos tienen un valor probatorio de carácter jurídico-administrativo en un periodo determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.
- El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente. Cada documento es indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento aislado por sí mismo.
- El expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior.
- El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas.
LAS ETAPAS DEL ARCHIVO
Un
fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo
de vida de los documentos:
Archivo de gestión: Los documentos en
fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de
los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las
unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La
documentación permanece en esta fase de 2 a 5 años aunque a veces es muy amplio este
plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez
es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.
Fuente: El Autor
Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las
grandes organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como
archivo administrativo, en la mayoría de los casos es el propio archivo quien
acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la documentación al
archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta
fase la documentación está bajo responsabilidad del archivero. Tras cin años
de antigüedad los documentos pasan a la siguiente fase.
En el Archivo Intermedio La documentación
ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había sido creada: la gestión.
Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se procede
a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.
Fuente: El Autor
Archivo histórico: A partir de este
momento, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y
cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye
parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
Fuente: El Autor
FUNCIONES
DEL ARCHIVO
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.
- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con los principios de la archivística.
- Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.
- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la conservación integra en el tiempo.
- Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.
- Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:
·
La
administración que emite los documentos.
·
Los
ciudadanos.
·
La
investigación y la difusión cultural.
LOS
ARCHIVO DESDE SUS INICIOS
El
estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.
Fuente: El Autor
Desde
las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la
existencia de activos y de fondos organizados.
Los
primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control
de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros,
títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de
soldados, quintas) y mucha documentación privada.
Las
excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la
existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los temples e
incluso bancarios. Las excavaciones de ugarit son las únicas que han dejado
constancia de la organización de los fondos.
En total
se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los
Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con
esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribía con un punzón
metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera,
marfil y pieles.
Fuente: El Autor
Los
archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase
dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además
inspector de canales.
Se crean
depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre
estanterías de obra recubiertas de asfalto.
Fuente: El Autor
También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.
En Mari,
en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero del
que tenemos noticia.
En
Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden
registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación había que
reconstruir las propiedades.
El factor
que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que
se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre
las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir con tinta. Se
escribe con pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de rollos y se
pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco espacio.
Asimismo
emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo par
correspondencia diplomática.
También
los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política
nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.
En muchos
documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde
correctamente, etc.
Las
clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,
catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Había
archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas
gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provisional, heredado poco
después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas
matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.
Utilizaban
etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del
faraón, responsable del documento y los asuntos.
En
Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de
acilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no
hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el
Sonsejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea
el papiro emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean
conocidos por todos y el pergamino.
Los
primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses
conservaban actas del consejo de gobierno, las referencias son cronológicas. El
acceso era público para los ciudadanos.
En
Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la
Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretos del
consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas, surge el concepto de publicidad
como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de
autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias
literarias.
A partir
de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales,
sobre todo de los persas.
La
cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban
registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a
otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban
tablillas de arcilla, pergaminos y papiro según la función de los documentos.
Para los archivos definitivos, se empleaba el papiro sellado con sellos de
arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.
Alejandro
Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que
se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en siria y los
Ptolomeos en Egipto.
En la
época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades
privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un
lado se guardaban los originales, por otro se guardaban los resúmenes, por otro
los índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los
archivos privados.
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.
Los primeros archivos romanos son los públicos. El
primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de
Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los
comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También
había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el
Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban
que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a
la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las
Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía
el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la
elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las
fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los
Pontífices redactaban sobre los problemas legales.
En el año 78 Antes de Cristo, se construye el
Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al
Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
Junto a estos archivos públicos, en cada casa
existía un archivo familiar llamado Tabliun. Estaban situados junto al altar de
los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los
cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los librarios o secretarios.
Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir
de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos
privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central. Aparecen
los archivos de protocolos.
El archivo en esta época se definía como lugar
sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y
seguridad.
Con los bárbaros, llega la disolución de las
estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. En
el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura. El
pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI
y XIII, apenas se escribe. El material en el que se escribe, también hace
costosos los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De
la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece
la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito, debido en parte
al descenso del nivel cultural.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos.
Estamos en un periodo oscuro. Solamente se conservan archivos en los
monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San Benito de
Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que
los monjes sepan escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal
corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen
aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo
archivo tenia se sede en Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su
andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los reinos europeos. Los reyes
montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son fijos, van
con el rey. Por ello se pierden muchos documentos.
En esta época, se guardaban los documentos de
propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan dos instrumentos
archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.
Los registros son
libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una
persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillería Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse
por voluntad del que emite la documentación. Es la única institución que
conserva la tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se
reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se
mantiene a los largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos
solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el
resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer Rey inglés que pide que se le
registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros
importantes son lo de la Corona de Aragón.
El Domesday es un libro de registros editado por
Guillermo el Conquistador. Está escrito en latín. Se registran en él todas las
propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos
reales con una sede fija. Recuperan documentos de monos privadas y buscan
lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi
profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de
Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck.
Fuente: El Autor
A partir
del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos
archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos.
España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de España funda el Archivo
General de Simancas, En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de
Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En
Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado.
Aparecen
tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los
inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos
de concentración archivística y se organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigación
den los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es el padre
jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era
bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico
que raramente se concedía
Con la Revolución Francesa, se produce una
revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos
franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta
de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El
Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de
Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más
importantes de los archivos.
Napoleón pretendió concentrar en París los archivos
de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en
los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la microforma.
Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre
los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la
estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como territorio
infranqueable.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que
conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no
se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza por la
consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo
decimonónico y la modernidad.
Crecen los archivos privados por la creación de las
distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo
XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es un documento de
archivo.
Otro aspecto importante es la creación de redes y
de sistemas de archivo. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que
tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que haber un acto
jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo
es un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país
determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas
prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el
personal y los archivos.
Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados
porque funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el
aislamiento de los archivos.
LOS ARCHIVOS EN LA
ACTUALIDAD
Con los rápidos avances en las tecnologías de la
información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a
los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar
los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer
el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se
almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados,
dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han
sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a
los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son
identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser
accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del
archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y
terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal
del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio
de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos.
Al tratarse de documentos
electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones
en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.
No se puede decir todavía
que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los
documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.
Fuente: El Autor
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Un documento electrónico se
define como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el
proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un
particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura
suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”.
Respecto al documento electrónico, su definición es
la siguiente: “unidades estructuradas de información registrada, publicada o no
publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información”. En
esta definición se atiende a dos características:
- Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.
- Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.
Actualmente y cada vez más, los documentos
electrónicos integran mayor parte de los recursos de información de las
organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de
gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea
capaz al mismo tiempo de proveer la información requerida rápida y eficazmente,
y de proteger los datos almacenados en el sistema.
No se puede decir todavía
que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los
documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato
papel.
Bibliografía
Cruz Mundet, José Ramón:
“Manual de Archivística”, Salamanca: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.
Cruz Mundet, José Ramón: “Archivistica:
Gestion de Documentos y Administración de Archivos”, Alianza Editorial, 2012.
Mena Mugica M, González
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Murillo Delgado, José
Francisco. El Archivo Nacional. Evolución histórica (1881-1979). Tesis de
Licenciatura en Historia. Universidad de Costa Rica. San José, Costa Rica. 1980.
Bustelo Ruesta, C. “Los
sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital
de los documentos”. En: Scire, julio-septiembre 1997.
Camarero, A. “Creación de un
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Municipales. Madrid: Comunidad de Madrid, 1996, pp. 197-203.
Donaldson. J. “The use of
paper versus electronic media: some considerations for the effective management
of documents, records and information”. En: Archives Journal, 1994.
http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html
http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html
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